الراي- للاجتماعات أصولٌ لا بدّ من مراعاتها من أجل ضمان نجاحها وتحقيق الغاية المنشودة من عقدها، وذلك إلى جانب ما هو معروف من ضرورة وجود جدول للأعمال موزّع على سائر الأعضاء المتوقع حضورهم قبل موعد انعقاد الاجتماع بمدة كافية، وإلى جانب إتاحة وثائق الاجتماع للأعضاء كافّة.

 

لكنّ المشكلة التي تعاني منها معظم الاجتماعات في مؤسساتنا الرسميّة والأهلية هي الإخفاق في إدارة الاجتماع حتّى لو توافرت الشروط الأولية، فمما يشوب هذه الاجتماعات على سبيل المثال أن يستحوذ أحد الحضور على الحديث من غير أن يدع مجالاً لغيره لإبداء رأيه، والأصل في هذه الحالة أن تحدّد مدّة المشاركة لكل عضو في الحديث عن كلّ بندٍ مطروح على جدول الاجتماع، وأن تعطى الفرصة لكلّ عضو من الحضور لإبداء رأيه في كلّ بند من بنود جدول الأعمال.

 

ومن الأمثلة على الفوضى التي تشوب الاجتماعات عدم توزيع الوقت توزيعاً عادلاً بين بنود جدول الأعمال، إذ يجب تحديد مدّة لكلّ بند، بحيث لا يستحوذ بند على البنود الأخرى.

 

ومن أهم ما تجب مراعاته في الاجتماعات عدم تكرار الآراء سواءً آراء الأعضاء الذين سبق لهم الحديث أو آراء الشخص المتحدث نفسه، ويمكن فقط تأييد الرأي السابق أو تأكيده دون تكرار، ضماناً لعدم هدر الوقت.

 

وممّا تجب مراعاته أيضاً في الاجتماعات ضرورة تحديد مدّة الاجتماع وموعد بدايته وموعد نهايته، ولا يكون ذلك ارتجالياً بل نتيجة دراسة مسبقة للمدّة التي تستغرقها مناقشة كلّ بند والمدّة المخصصة لكلّ عضو من الأعضاء الحضور لمناقشة كل بند.

 

ومن الضروري أيضاً في الاجتماعات عدم الخروج عن بنود جدول الأعمال، وعدم الاستطراد إلى موضوعات أخرى مهما كانت مهمّة، فالأصل أن تخصص جلسة أخرى تحدد لاحقاً لأي موضوعات جديدة طارئة.

 

وبمراعاة هذه الأصول –وغيرها- يمكن توفير أوقات الأعضاء المجتمعين، وكذلك يمكن التركيز على القضايا المطروحة ومناقشتها بشكل أعمق والخروج بنتائج أكثر دقّة وجدوى.

 

salahjarrar@hotmail.com